Sistema interno de información

Este canal está destinado a la comunicación de informaciones incluidas en el ámbito de la Ley 2/2023, de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

No debe utilizarse para consultas laborales ordinarias, solicitudes de recursos humanos, incidencias operativas, reclamaciones comerciales o comunicaciones que deban tramitarse por otros canales internos de la entidad.

Las comunicaciones que no estén comprendidas en el ámbito de la Ley 2/2023 podrán ser inadmitidas, redirigidas al canal correspondiente o tramitadas conforme al procedimiento interno aplicable, sin que ello implique necesariamente la aplicación del régimen de protección previsto en la Ley 2/2023.

El Sistema Interno de Información está gestionado por el Responsable del Sistema designado por la entidad, que actúa con independencia y autonomía funcional respecto del resto de órganos de la organización.

El Responsable del Sistema supervisa la recepción, el análisis y la tramitación de las comunicaciones dentro del alcance de sus competencias y del procedimiento interno aplicable.

Además de utilizar este canal interno, puedes comunicar los hechos a través del canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., ante la autoridad autonómica competente cuando proceda, o ante las instituciones, órganos u organismos competentes de la Unión Europea en los supuestos previstos en la Ley 2/2023.

El canal interno es el cauce preferente cuando la infracción pueda tratarse eficazmente dentro de la organización y no exista riesgo de represalia, pero su uso no impide acudir directamente a canales externos de información.

• Acceder al canal externo de la AIPI
• Consultar otros canales externos de información

Una vez recibida la comunicación, se enviará acuse de recibo en un plazo máximo de siete días naturales, salvo que ello pueda comprometer la confidencialidad de la comunicación.

El Responsable del Sistema analizará si los hechos comunicados entran dentro del ámbito del canal y decidirá si procede iniciar actuaciones de investigación.

Durante la tramitación podrá mantenerse comunicación con la persona informante y solicitarse información adicional a través del sistema de seguimiento.

El plazo máximo para dar respuesta sobre las actuaciones realizadas será de tres meses desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió acuse de recibo, desde el vencimiento del plazo de siete días posterior a la comunicación. En casos de especial complejidad, este plazo podrá ampliarse por otros tres meses adicionales.

La persona afectada será informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen y podrá ser oída en el momento y forma adecuados para garantizar el buen fin de la investigación.

La tramitación respetará la confidencialidad, la protección de datos, la presunción de inocencia, el derecho de defensa y el honor de las personas afectadas.

Si los hechos pudieran ser constitutivos de delito, la información será remitida al Ministerio Fiscal. Si afectaran a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

Puedes presentar la comunicación de forma anónima o identificándote. Si decides identificarte, tu identidad será reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros, salvo en los supuestos legalmente previstos.

Conforme a la Ley 2/2023, la identidad del informante solo podrá comunicarse a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. En estos casos se aplicarán las salvaguardas previstas en la normativa vigente.

Se prohíbe cualquier represalia, amenaza o intento de represalia contra las personas que comuniquen hechos de buena fe y con motivos razonables para creer que la información comunicada es veraz y entra dentro del ámbito de la Ley 2/2023.

Esta protección se aplicará conforme a la normativa vigente y alcanzará, cuando proceda, a las personas que asistan al informante o estén relacionadas con él en un contexto laboral o profesional.

Puedes presentar la comunicación por escrito, mediante nota de voz o solicitando una reunión presencial. La reunión presencial se celebrará dentro del plazo máximo legal de siete días desde la solicitud.

Si la comunicación verbal se graba o transcribe, se informará previamente al informante y se tratará conforme a la normativa de protección de datos. Cuando proceda, el informante podrá comprobar, rectificar y aceptar la transcripción.

Responsable del tratamiento

[Nombre del responsable del tratamiento]

Finalidad

Gestionar el Sistema Interno de Información y tramitar las comunicaciones recibidas a través del canal.

Legitimación

Cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD).

Datos tratados

Datos identificativos y de contacto, hechos comunicados, documentos, evidencias, grabaciones o transcripciones aportadas, datos de seguimiento y la información necesaria para gestionar la comunicación. No deben incluirse datos no pertinentes, excesivos o innecesarios.

Destinatarios

Los datos no se comunicarán a terceros, salvo obligación legal o cuando dicha comunicación resulte necesaria de conformidad con la normativa aplicable.

Accesos autorizados

El acceso a los datos personales quedará limitado, dentro de sus competencias y funciones, al Responsable del Sistema y a quienes gestionen directamente la comunicación, al responsable de recursos humanos cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias, a los servicios jurídicos cuando procedan medidas legales, al Delegado de Protección de Datos, si existe, y a los encargados del tratamiento designados.

Plazo de conservación

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación y, en su caso, durante el tiempo necesario para su tramitación. Si no se inician actuaciones en tres meses, se suprimirán salvo conservación anonimizada para dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Si se acredita que la información facilitada, o parte de ella, no es veraz, se suprimirá desde que se tenga constancia, salvo que la falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal; en ese caso, se conservará durante el tiempo necesario para la tramitación del procedimiento judicial. Los datos personales no pertinentes, excesivos o innecesarios, incluidos los datos de categorías especiales que no sean necesarios para la gestión de la comunicación, se suprimirán sin dilación indebida. En ningún caso se conservarán durante más de diez años.

Derechos

Podrás ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición a través de [correo o canal de contacto]. Asimismo, puedes presentar una reclamación ante la AEPD a través de su página web www.aepd.es

Más información

Política de privacidad del Sistema Interno de Información